Sådan behandler vi dine personlige data
1. Indledning
Som et led i driften af Vinterbybadet Skanderborg (herefter ”Foreningen”) indhenter og opbevarer foreningen en række personoplysninger om foreningens medlemmer og samarbejdspartnere. Foreningen er meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler de personoplysninger, vi indsamler, når du bliver medlem af foreningen eller indgår andre aftaler med os.
Vores behandling af dine personoplysninger lever op de til enhver tid gældende krav, herunder de sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Vi gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som et medlem eller en samarbejdspartner ønsker slettet, og som vi ikke længere har noget grundlag for at behandle.
I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Foreningen som dataansvarlig for de personoplysninger, du afgiver til os. Såfremt du har spørgsmål til behandlingens behandling af personoplysninger kan du henvende dig til foreningen her.
2. Behandlingsaktivitet
Når du retter henvendelse til Foreningen via e-mail eller brev, opbevarer vi henvendelsen, der fremgår af din henvendelse. Vi opfordrer derfor til, at du ikke afgiver flere personoplysninger end det, der er nødvendigt for, at vi kan behandle din henvendelse.
2.1 Medlemmer
Når du er medlem af foreningen, behandler vi dine personoplysninger for at kunne administrere dit medlemsforhold. Vi indhenter i forbindelse med din indmeldelse i Foreningen følgende personoplysninger fra dig:
- Dit navn
- Din adresse
- Din e-mailadresse
- Dit telefonnummer
- Brug af chipbrikker til Foreningens lokaler på Byparken 4, 8600 Skanderborg
Ovennævnte personoplysninger behandles med det formål at kunne varetage og administrere dit medlemsforhold. Grundlaget for at behandle ovennævnte oplysninger er dermed persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), som fastslår, at Foreningen gerne må behandle almindelige personoplysninger, når dette sker med henblik på at overholde en aftalemæssige forpligtelse overfor sine medlemmer.
Vi behandler aldrig følsomme personoplysninger om medlemmer.
2.2 Samarbejdspartnere m.v.
For at kunne indgå en aftale med en leverandør eller samarbejdspartner, er det i visse tilfælde nødvendigt at behandle kontaktoplysninger – i form af navn, direkte e-mail og direkte telefonnummer – på den medarbejder, der er tilknyttet leverandøren eller samarbejdspartneren.
Der registreres aldrig følsomme personoplysninger om Foreningens leverandører eller samarbejdspartnere.
Personoplysningerne indhentes direkte fra den refererende medarbejder i forbindelse med, at der indgås en aftale om samarbejde eller levering af en ydelse. Hvis Foreningen løbende bestiller produkter hos en leverandør, bruges de oplysninger, der allerede er registreret om den refererende medarbejder. Vi tjekker løbende, at oplysningerne er korrekte.
Ovennævnte personoplysninger behandles med det formål at kunne varetage og administrere den indgåede aftale, herunder vedrørende et samarbejde eller levering af en ydelse. Grundlaget herfor er persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b).
3. Opbevaringsperiode
Foreningen opbevarer kun personoplysninger, så længe dette er nødvendigt til opfyldelse af det formål, personoplysningerne er indsamlet til.
Personoplysninger om Foreningens medlemmer opbevares så længe, du er medlem af Foreningen. Hvis du melder dig ud af foreningen eller ikke fornyer dit medlemskab, sletter vi dine personoplysninger 12 måneder efter udmeldelsen. Dog vil Foreningen fortsat skulle opbevare oplysninger om betaling af kontingent til brug for at kunne dokumentere modtagne indbetalinger og opfylde de gældende bogføringsregler. Vi gemmer bogføringsmateriale i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvori bogføringen er sket. Hvis dine personoplysninger indgår i vores bogføringsmateriale, vil de således blive opbevaret i denne periode.
3.1 Samarbejdspartnere m.v.
Personoplysninger om leverandører og samarbejdspartnere opbevares så længe, der fortsat består et leverandør- og/eller samarbejdsforhold.
Hvis leverandør- eller samarbejdsforholdet ophører, sletter vi personoplysninger om den medarbejder, der er tilknyttet leverandøren eller samarbejdspartneren, medmindre dette indgår i materiale, som Foreningen har et særligt behov for at gemme, f.eks. fordi indgår som dokumentation for leverancer til eller fra Foreningen.
Al bogføringsmateriale opbevares endvidere altid i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvori bogføringen er sket. Hvis personoplysningerne indgår i vores bogføringsmateriale, vil de således blive opbevaret i denne periode. Baggrunden herfor er, at Foreningen er forpligtet hertil efter reglerne i bogføringsloven.